Migration CRM ou ERP : que faire des données encore stockées sur papier ?

Changer de CRM ou d’ERP oblige souvent l’entreprise à reprendre des données issues de plusieurs sources.

Une partie peut déjà être disponible dans Excel, dans un ancien logiciel ou dans une base existante. Mais certaines informations restent parfois uniquement présentes sur papier : fiches clients, formulaires, dossiers administratifs, comptes rendus, tableaux, courriers ou anciennes archives.

Ces données ne peuvent pas être importées directement dans le nouveau logiciel.

Il faut d’abord identifier les informations à conserver, les ressaisir dans des champs précis, contrôler leur cohérence puis préparer un fichier compatible avec le futur CRM ou ERP.

L’objectif n’est donc pas de recopier tous les documents papier, mais de récupérer uniquement les données nécessaires à la migration.

Pourquoi des données restent-elles encore sur papier au moment d’une migration ?

Les entreprises utilisent rarement un seul outil pendant toute leur existence.

Certaines informations ont pu être créées avant la mise en place du logiciel actuel. D’autres ont été conservées sous forme de formulaires, de dossiers papier ou de fiches utilisées directement par les équipes.

Au moment du changement de système, plusieurs sources peuvent donc coexister :

• ancien CRM ;
• fichiers Excel ;
• documents papier ;
• dossiers administratifs ;
• formulaires ;
• tableaux imprimés ;
• notes manuscrites ;
• archives.

Le nouveau logiciel ne peut pas récupérer automatiquement les informations présentes uniquement sur papier.

Une phase de reprise manuelle peut alors être nécessaire.

Quelles données papier faut-il reprendre avant la migration ?

Il ne faut pas commencer par ressaisir l’ensemble des documents.

La première étape consiste à identifier les données réellement utiles dans le nouveau logiciel.

Pour un CRM, cela peut concerner :

• nom de l’entreprise ;
• nom du contact ;
• téléphone ;
• email ;
• adresse ;
• numéro client ;
• statut ;
• date de dernier échange ;
• référence commerciale.

Pour un ERP, les besoins peuvent être différents :

• références internes ;
• catégories ;
• identifiants ;
• statuts de dossiers ;
• informations administratives ;
• données liées aux fournisseurs ou aux produits.

Chaque champ repris doit avoir une utilité dans le futur système.

Cette sélection évite de consacrer du temps à des données qui ne seront jamais utilisées après la migration.

Comment faire correspondre les données papier avec les champs du CRM ou de l’ERP ?

Avant la saisie, il faut établir une correspondance entre les informations présentes sur les documents et les champs du nouveau logiciel.

Par exemple :

Donnée sur le document papier	Champ du futur CRM
Nom société	Société
Nom du contact	Contact principal
Téléphone	Téléphone
Adresse email	Email
N° dossier	Référence client
Situation du dossier	Statut

Ce tableau sert de règle de travail pour les opérateurs.

Il réduit les hésitations et évite que plusieurs personnes saisissent la même information de manière différente.

Si un champ n’existe pas dans le nouveau logiciel, l’entreprise doit décider s’il doit être supprimé, intégré dans une note ou ajouté au modèle d’import.

Faut-il reprendre toutes les anciennes données ?

Non.

Une migration est souvent l’occasion de faire du tri.

Certaines informations peuvent être trop anciennes, incomplètes ou devenues inutiles.

Il peut être préférable de ne reprendre que :

• les clients actifs ;
• les dossiers encore ouverts ;
• les contacts récents ;
• certaines années d’historique ;
• les informations obligatoires pour l’activité.

Cela réduit le volume à traiter et évite de transférer dans le nouveau logiciel des données qui compliqueraient son utilisation.

La règle de conservation doit être décidée par l’entreprise avant le début de la ressaisie.

Comment traiter les informations manquantes ?

Tous les documents papier ne contiennent pas forcément les champs attendus par le nouveau système.

Une ancienne fiche peut avoir un téléphone mais aucun email. Un dossier peut ne pas comporter de statut précis.

Ces cas doivent être anticipés.

Le projet peut prévoir plusieurs règles :

• laisser le champ vide ;
• utiliser une valeur définie ;
• marquer la donnée comme « à compléter » ;
• rechercher l’information dans une autre source autorisée ;
• transmettre le cas au client pour validation.

L’important est d’appliquer la même règle à l’ensemble du projet.

Comment préparer un fichier d’import pour un CRM ou un ERP ?

Le fichier final doit respecter la structure attendue par le logiciel.

Le plus souvent, il est préparé dans Excel ou CSV.

Chaque colonne correspond à un champ.

Par exemple :

ID client	Société	Contact	Email	Téléphone	Statut
00125	Société A	Mme Martin	contact@exemple.fr	01 XX XX XX XX	Actif
00126	Société B	M. Robert	—	02 XX XX XX XX	À vérifier

Avant de produire plusieurs milliers de lignes, il est préférable de demander au client ou à l’intégrateur le modèle d’import utilisé par le logiciel.

Cela évite de devoir restructurer tout le fichier après la saisie.

Pourquoi faut-il tester l’import sur un petit lot ?

Un fichier peut sembler correct dans Excel mais poser problème lors de son import dans le logiciel.

Un test sur quelques dizaines de lignes permet de vérifier :

• le nom des colonnes ;
• le format des dates ;
• les champs obligatoires ;
• les caractères spéciaux ;
• les identifiants ;
• les valeurs autorisées ;
• la reconnaissance des numéros de téléphone ;
• les doublons éventuels.

Si un problème apparaît, il peut être corrigé avant la reprise de tout le volume.

Cette étape évite de découvrir une incompatibilité après plusieurs milliers de lignes saisies.

Comment gérer plusieurs modèles de documents papier ?

Les documents utilisés au fil des années ne présentent pas toujours la même mise en page.

Une fiche client ancienne peut contenir six champs, alors qu’une version plus récente en contient dix.

Le prestataire peut regrouper les documents par modèle.

Chaque modèle reçoit ses propres consignes de reprise.

Cette méthode permet de savoir où chercher l’information et comment la transformer pour qu’elle corresponde au même champ dans le nouveau logiciel.

Le résultat final reste homogène, même si les documents sources sont différents.

Que faire des documents manuscrits ?

Les documents manuscrits peuvent être intégrés à la migration s’ils restent suffisamment lisibles.

Le principal risque vient des informations ambiguës.

Un chiffre mal lu dans un numéro de client ou une adresse email peut entraîner une donnée inutilisable après import.

Les passages incertains doivent donc être signalés.

Une colonne spécifique peut par exemple indiquer :

Validé / À vérifier / Illisible

Le client peut ensuite contrôler uniquement les lignes concernées.

Peut-on automatiser la reprise des données papier ?

Une partie du traitement peut parfois être automatisée.

La reconnaissance de caractères peut aider lorsque les documents sont imprimés, homogènes et de bonne qualité.

Mais l’automatisation devient moins fiable lorsque les sources contiennent :

• écriture manuscrite ;
• annotations ;
• plusieurs mises en page ;
• tableaux complexes ;
• documents anciens ;
• scans de faible qualité ;
• champs difficiles à identifier.

Dans ces cas, la vérification humaine reste importante.

Le bon fonctionnement d’une migration dépend davantage de la qualité finale des données que du nombre de lignes récupérées automatiquement.

Comment éviter les doublons lors de la migration ?

Les doublons apparaissent facilement lorsque les données viennent de plusieurs sources.

Le même client peut être présent dans :

• l’ancien CRM ;
• un fichier Excel ;
• une fiche papier ;
• une liste commerciale.

Avant l’import, il faut donc définir une règle permettant d’identifier les fiches déjà existantes.

Cette comparaison peut s’appuyer sur :

• identifiant client ;
• email ;
• téléphone ;
• raison sociale ;
• adresse ;
• combinaison de plusieurs champs.

Les cas certains peuvent être fusionnés.

Les situations ambiguës doivent être contrôlées avant suppression.

Faut-il nettoyer les données avant l’import ?

Oui, au moins sur les champs les plus importants.

Une migration est l’occasion de corriger certaines incohérences avant qu’elles ne soient transférées dans le nouveau système.

Il peut s’agir de :

• dates écrites dans plusieurs formats ;
• téléphones avec ou sans indicatif ;
• noms de villes différents ;
• doublons ;
• champs incomplets ;
• statuts non harmonisés.

L’article Nettoyage d’une base de données : quelles tâches peut-on externaliser ? peut être lié ici, car il complète naturellement la phase de préparation avant import.

Comment organiser la reprise lorsqu’il y a plusieurs milliers de documents ?

Il est préférable de travailler par lots.

Le traitement peut commencer par :

• les clients actifs ;
• les dossiers prioritaires ;
• les documents les plus récents ;
• une région ;
• un service ;
• un type de dossier.

Chaque lot est saisi, contrôlé puis testé avant de poursuivre.

Cette méthode permet aussi à l’entreprise de commencer la migration sans attendre la fin du traitement de tous les documents.

Elle est particulièrement utile lorsque le projet doit respecter une date de bascule précise.

Quand faut-il commencer la reprise des données papier ?

Le plus tôt possible avant la migration finale.

Les données papier peuvent demander plus de temps que prévu, notamment si les documents sont hétérogènes ou difficiles à lire.

Le planning doit prendre en compte :

1. l’inventaire des documents ;
2. la définition des champs à reprendre ;
3. la création du modèle de fichier ;
4. le traitement d’un échantillon ;
5. le test d’import ;
6. la production ;
7. les contrôles ;
8. l’import final.

Attendre les derniers jours avant la bascule augmente le risque de devoir choisir entre retarder le projet ou migrer une base incomplète.

Peut-on externaliser uniquement la reprise des documents papier ?

Oui.

L’entreprise ou son intégrateur peut gérer la migration technique tandis qu’un prestataire prend en charge uniquement la ressaisie des informations papier.

La mission du prestataire peut s’arrêter à la livraison d’un fichier conforme au modèle d’import.

Cela permet de séparer clairement les responsabilités :

• l’entreprise définit les données nécessaires ;
• l’intégrateur prépare le futur logiciel ;
• le prestataire reprend et contrôle les informations présentes sur papier.

Cette organisation est utile lorsque la migration informatique est déjà pilotée en interne.

Quel résultat attendre avant l’import final ?

Le résultat attendu n’est pas une copie numérique des documents.

Il s’agit d’un fichier contenant les données nécessaires dans la structure prévue par le nouveau logiciel.

Le fichier doit permettre de :

• identifier chaque ligne ;
• retrouver la source si nécessaire ;
• contrôler les champs sensibles ;
• repérer les données manquantes ;
• isoler les informations incertaines ;
• lancer un import test.

Une fois validé, il peut être intégré au CRM ou à l’ERP selon les règles définies avec l’intégrateur.

Comment Saisie Données peut-elle accompagner une migration CRM ou ERP ?

Saisie Données peut prendre en charge la reprise manuelle d’informations encore présentes sur des documents papier avant une migration.

Nos opérateurs peuvent identifier les champs demandés, ressaisir les données et préparer le fichier selon la structure fournie par votre entreprise ou votre intégrateur.

La mission peut porter sur des fiches clients, formulaires, dossiers administratifs, tableaux ou documents anciens.

Les données peuvent être livrées sous Excel, CSV ou dans une structure prévue pour l’import.

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Vous préparez un changement de CRM ou d’ERP et une partie de vos informations reste uniquement disponible sur papier ? Envoyez quelques documents et le modèle d’import attendu pour évaluer la reprise nécessaire.